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后勤集團質量安全檔案管理規定

時間:2021-02-27作者:文章來源:后勤集團瀏覽:10

后勤集團質量安全檔案管理規定

校后勤集團字〔2015〕16號

 

    為進一步規范后勤集團質量安全管理工作,結合質量安全體系建設要求,特制訂《后勤集團質量安全檔案管理規定》。集團各部門依據質量安全體系管理要求,結合實際工作認真完成各項檔案的規范管理工作。

檔案管理工作是基礎性工作之一,是工作問責、責任制落實的重要保證和依據,也是衡量管理水平的一個重要標志,各部門領導必須充分重視,要將質量安全檔案管理工作納入本部門的工作計劃,加強對檔案工作的規范管理。

一、建檔的具體內容

(一)質量安全辦

1、質量安全體系質量手冊、程序文件、培訓資料、調研資料及各種合同文本;

2、各部門作業指導書、作業卡、安全工作規范、危險源、重大危險源管控方案、預案、各級制度清單及作業表單;

3、集團各種規章制度,部門檢查辦法及檢查表單(中心、班組);

4、集團檢查計劃、檢查記錄、月度檢查報告、整改通知單、處罰建議報告及各部門整改回復;

5、集團機關各部門校園巡查記錄,巡查結果匯總;

6、各部門物業巡查記錄及匯總;

7、上報集團領導或部門的報告及簽字記錄;

8、集團質量安全會議、培訓、預案演練記錄;

9、其它需建檔的資料。

(二)各部門

1、作業指導書、作業卡、安全管理規范、危險源、重大危險源管控方案、預案、各級制度清單及作業表單;

2、部門檢查辦法,檢查計劃,中心、班組檢查記錄,中心會議、培訓、預案演練記錄,班組周例會記錄;

3、各種業務用單據按行業要求建檔;

4、集團下發的整改通知單及回復;

5、物業巡查記錄及報表;

6、各類運行設施設備檢測、維護、維修記錄;

7、各種作業、維修、維護通知單及回執;

8、物業等接收、驗收記錄;

9、運行設備設施出廠合格證、說明書、操作手冊、維修手冊,養護說明等;

10、其它需建檔的資料。

二、立卷管理要求

1、完整  是指每一份文件材料具有或保持應有的各個部分,沒有缺少或損壞,每一事項的整個過程所形成的文字材料齊全無缺;

2、準確  是指文件材料的內容應符合事實,符合技術要求,不能虛假偽造;

3、系統  是指形成的文字材料,應完整有序。能有條理、有組織的形成以整體,充分反映事項的全貌;

4、規范  是指歸檔的文件材料應做到質地優良、書繪工整、聲像清晰和符合有關標準和規范的要求。應嚴格執行《哈爾濱工程大學后勤集團數字化檔案建檔及管理工作規范》中有關規定;

5、分類  是指按年度、類別分別立卷,每一案卷內應有卷內目錄,對卷內材料按順序登記、編號;

6、歸檔  是指按時、按規定主動進行歸檔,集中管理,歸檔的每一份材料必須保持完整、齊全、系統、真實無誤。各部門可根據實際情況,對各種檔案進行定期裝訂成冊保管。財務檔案的歸檔按學校統一要求辦理。

三、檔案管理要求

1、貫徹有關檔案工作的工作方針、政策和法規,將質量安全檔案管理工作納入本部門工作計劃和人員崗位職責;

2、指定專人負責檔案工作,做好檔案工作的監督和檢查,確保本部門檔案材料的齊全、完整,按時做好建檔管理工作;

3、各部門負責人為檔案管理工作責任人,各部門應保證工作條件,配備必要的文件柜和檔案盒,解決工作中的困難。

4、如質量安全檔案發生丟失、毀損情況,將依紀規法追究責任人和部門負責人的相關責任。

5、本規定自發布之日起執行。

 

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